Motta og registrere returer i kontrollpanelet

Motta og registrere returer i kontrollpanelet

Når pakkene begynner å komme tilbake, er det denne siden av Returer du jobber i: du ser hva som er på vei, bekrefter hva som faktisk kom, og registrerer returer som aldri gikk gjennom nettbutikken.

Én ting å ha klart før du begynner: å registrere en retur refunderer ikke kunden og endrer ikke lagerbeholdningen. Det registrerer at varene kom tilbake, for returstatistikken din. Kreditering og lager håndterer du som du alltid har gjort — men de to henger sammen i den flyten som er beskrevet nedenfor.

Innkommende returer

Øverst på returdashbordet ligger arbeidslisten Innkommende returer — returer kunden har meldt inn i nettbutikken, men som du ikke har bekreftet mottatt ennå.

Listen er sortert med de eldste først, og ventetiden får en fargemerking: over 7 dager gult, over 14 dager rødt. Det er de radene som er verdt å ta tak i.

Listen er med vilje ikke begrenset til perioden du har valgt på dashbordet. Alle andre tall der svarer på «hva skjedde i denne perioden». Denne svarer på «hva er utestående akkurat nå», og en retur som ble meldt inn før perioden er mer interessant, ikke mindre — det er som regel den som har blitt borte.

Klikk ordrenummeret for å åpne ordren i en ny fane. Du beholder plassen din i listen mens du jobber.

Bare nettbutikkreturer havner her. Returer du registrerer selv, og returer tatt på kassen, er mottatt i samme øyeblikk de opprettes — de er aldri utestående.

Hvilken vei returen kom inn avgjør hva du gjør

Det er tre måter en retur oppstår på, og de krever helt forskjellig arbeid av deg. Det er verdt å ha dette klart før du går videre:

Den første er den tiltenkte flyten, og den du bør bygge rutinene dine rundt. Kunden har allerede fortalt deg hva som kommer tilbake og hvorfor, så jobben din er å bekrefte at pakken kom — og å gi kunden pengene.

Hovedflyten: skann returpakken

Dette er den raskeste veien, og den som gjør hele jobben i én operasjon.

1. Åpne ordrelisten i kontrollpanelet.

2. Skann strekkoden på returpakken. Det er pakke-ID-en fra returetiketten kunden fikk.

3. Ordren åpnes automatisk med krediteringsvinduet oppe.

4. Kontroller antallene i vinduet. Antallet du setter her er også antallet som markeres som returnert.

5. La Fullføre retur stå avkrysset. Den er på som standard.

6. Fullfør krediteringen.

Under avkryssingsboksen står det «Kunden registrerte denne returen i nettbutikken, så den vil ganske enkelt bli markert som mottatt». Det er bekreftelsen på at du står i riktig flyt — kunden har allerede oppgitt varer og årsak, så du blir ikke spurt om noe mer.

Når du fullfører, skjer alt på én gang:

• Kunden krediteres, og kreditordren opprettes.
• Varene legges tilbake på lager.
• Returen markeres som mottatt, og forsvinner fra Innkommende returer.
• Varelinjene bytter merking fra Venter på retur til Retur mottatt.
• Kunden får e-posten «Retur mottatt», hvis malen er aktiv.

Du får meldingen Retur fullført, og deretter spørsmål om du vil åpne den krediterte ordren. Den åpnes i en ny fane, så du beholder plassen din hvis du står i en bunke med pakker.

Hvis skanneren ikke finner ordren

Skanningen leter først etter ordrenummer, sporingsnummer og referanse — og faller tilbake til retur-pakke-ID først når ingen av delene treffer. Får du ikke opp riktig ordre, søker du den opp manuelt og går videre som i neste seksjon. Resultatet blir det samme.

Alternativet: start krediteringen fra ordren

Samme flyt, uten skanneren. Bruk denne når pakken mangler lesbar strekkode, eller når du allerede står inne på ordren.

1. Åpne ordren.

2. Velg Krediter eller Returordre fra verktøymenyen — hvilken av dem du får, avhenger av ordrens status.

3. Sett antallene som faktisk kom tilbake.

4. La Fullføre retur stå avkrysset.

5. Fullfør krediteringen.

Dette er den samme operasjonen som skanningen utløser, og den sørger for det samme: kunden får pengene sine, lageret oppdateres, og returen markeres som mottatt med de antallene du satte.

Antallet i krediteringsvinduet styrer returen

Dette er verdt å merke seg, fordi det er lett å tro at kunden bestemmer det: det er tallene du setter i krediteringsvinduet som markeres som returnert — ikke det kunden opprinnelig meldte inn.

Meldte kunden tre og sendte én, krediterer du én. Da markeres én som mottatt, og de to som mangler blir liggende som en fortsatt utestående retur. Varelinjen beholder merkingen Venter på retur til det ikke er noe igjen som venter, og statistikken viser hele tiden det riktige — én vare tilbake, to fortsatt skyldig.

Kommer de to aldri, avbryter du dem. Se «Avbryt eller fjern en retur» lenger ned.

Hvis du ikke vil registrere returen ennå

Fjern avkryssingen for Fullføre retur. Da krediteres kunden, men returen røres ikke: merkingen Venter på retur blir stående, og returen blir liggende i Innkommende returer.

Det er riktig valg når du krediterer av en annen grunn enn at varer har kommet tilbake — en prisjustering, en kansellering, en kulanserefusjon. En kreditering er ikke det samme som at pakken kom fram.

Når du krediterer en ordre uten booket retur

Krediterer du en ordre der kunden ikke har meldt retur i nettbutikken, står det en annen tekst under avkryssingsboksen: «Ingenting er registrert for denne ordren ennå, så du vil bli spurt hva som kom tilbake og hvorfor».

Da får du spørsmålet Fullfør returoppdatering etter at krediteringen er ferdig. Sier du ja, kommer du til returskjemaet med varene ferdig utfylt fra krediteringen — du trenger bare å velge en årsak. Sier du nei, er ordren kreditert og ingen retur registrert.

Etterpå får du samme spørsmål om å åpne den krediterte ordren.

Bare bekrefte mottak, uten å kreditere

Skal du registrere at pakken kom, men håndtere pengene senere eller et annet sted, bruker du Verktøy › Motta retur på ordren.

1. Åpne ordren.

2. Velg Verktøy › Motta retur.

3. Kontroller varene under Venter på ankomst.

4. Velg om kunden skal få e-posten Retur mottatt. Den er på som standard — kunden venter på å høre noe.

5. Klikk Fullfør, eller Fullfør og gå til ordre.

Dette er en bekreftelsesskjerm og ikke en ettklikks-handling, fordi mottaket sender e-post til kunden og ikke kan angres herfra. En skanning treffer dessuten ordren, ikke den enkelte varelinjen — så på en ordre med flere utestående returer bør du se hva du bekrefter.

Merk at denne veien ikke krediterer kunden. Bruker du den, må pengene håndteres for seg.

Ordreloggen viser hva som kom

Hver mottakelse logges i ordrehistorikken med antall og hvilke varer det gjelder — 2 x Ullgenser (Farge: Grå, Størrelse: M), én linje per vare. Det er den samme formen som brukes når kunden melder returen selv, når du registrerer en manuelt, og når du fjerner en. Én ordre med flere av delene leses som én sammenhengende logg.

Varenavnene er de som sto på ordren da den ble solgt. Har du gitt produktet nytt navn siden, viser loggen fortsatt det kunden faktisk kjøpte.

Registrer en retur manuelt

Denne bruker du når varer kommer i retur uten at kunden meldte fra i nettbutikken — hun ringte, eller la ved en lapp.

1. Åpne ordren og velg Verktøy › Manuell retur.

2. Fyll inn hvor mange av hver vare som kom tilbake.

3. Velg en returårsak, og skriv gjerne en kommentar.

4. Velg om kunden skal få e-post.

5. Klikk Fullfør.

Returen er mottatt med én gang — du har jo varene i hånden. Krediteringen håndterer du for seg, som du alltid har gjort.

Hva du kan registrere

Skjemaet regner ut hva som er igjen per varelinje, ikke per ordre. Har kunden kjøpt fem og returnert to i forrige uke, kan du registrere inntil tre nå. Kolonnen Allerede registrert viser hva som er meldt inn fra før, med en note om hvor mange av dem som fortsatt venter på å komme fram.

Linjer der alt er registrert, skjules ikke — de får merket Alt registrert, så du ser hvorfor de ikke tilbys i stedet for å lure på hvor de ble av.

Legg merke til forskjellen mellom de tre tilstandene:

Siden har en egen forklaringsknapp — Hva betyr disse tallene? — med det samme, hvis du er i tvil midt i arbeidet.

E-post til kunden

Du velger selv om «Retur registrert» og «Retur mottatt» skal sendes. Begge står som standard av her: en manuell retur dekker mange situasjoner, og ofte har kunden allerede fått beskjed over telefon.

Er en mal slått av for butikken, er valget deaktivert i skjemaet, med en forklaring på hvorfor. Du får ingen varsling til deg selv — det er jo du som registrerer.

Ordrer som ikke kan få en manuell retur

Manuell retur tilbys ikke på kreditordrer og returordrer som står alene, for eksempel en retur tatt på kassen. Der er varene allerede registrert som returnert, og en runde til ville telt dem dobbelt. Menyvalget skjules på de ordrene, slik at menyen og siden sier det samme.

Er ordren en kreditordre som hører til et salg, sender vi deg videre til salgsordren. Det er der returen hører hjemme — det er den ordren varene ble solgt fra, og bare der blir totalene riktige.

Avbryt eller fjern en retur

På returskjemaet ligger seksjonen Returer på denne ordren. Der kan du rydde opp i to situasjoner:

Refusjoner og lager påvirkes ikke av noen av delene.

Det du ikke kan fjerne her, er en nettbutikkretur der varene allerede er mottatt. Da er både kundens beskjed og varene et faktum, og å slette raden ville forfalsket historikken i stedet for å rette den.

Vil du endre en retur, fjerner du den og registrerer på nytt. Det er én vei inn, og da kan ikke to skjemaer regne ulikt.

Merkingen på varelinjene

Returer bruker to merker på varelinjene i ordren:

Du kan filtrere ordrelisten på dem, og du kan fjerne et merke manuelt hvis du vil. Fjerner du det for hånd, kommer det ikke tilbake ved neste mottakelse — vi overstyrer ikke et valg du har tatt.

Tips

• Bygg rutinen rundt skanningen. Den gjør pengene, lageret og returstatistikken i én operasjon, og er den eneste veien der du ikke kan glemme et av trinnene.
• Kom det bare halvparten? Krediter halvparten. Resten blir stående som utestående, og det er mer riktig enn å avslutte hele returen.
• Ta Innkommende returer i faste runder. Listen er bygget for å jobbes nedover, og de eldste øverst er de som trenger deg.
• Har en retur ligget over 14 dager, er den som regel enten aldri sendt eller kommet bort i posten. Ta kontakt med kunden før du avbryter den.