Legge inn nye produkter fra en leverandørfil

Filen må være et regneark (.xlsx eller .xls) eller en CSV-fil. XML-filer og PDF-prislister kan ikke importeres direkte. Be leverandøren om en Excel-versjon.

Før du starter

• Hvert produkt må ha et unikt artikkelnummer. Bruker du leverandørens varenummer, bør du sjekke at det ikke kolliderer med artikkelnumre du allerede har i butikken.
• CSV-filer kan du laste opp direkte. Det går både med komma og semikolon mellom kolonnene, så en CSV-fil lagret fra norsk Excel fungerer. Skal du åpne en CSV-fil i Excel, gjør du det slik det står i Slik jobber du med CSV-filer, så lange tall ikke blir ødelagt.
• Prøv med 5–10 produkter først. Sjekk dem i nettbutikken før du importerer resten. Da blir det enklere å rydde opp hvis du gjør noe feil.
• Filen kan være på maks 12 MB. Del store lister i flere filer.
• Bilder legger du inn etterpå, fra Filutforsker eller med Bildeimport, avhengig av om bildene ligger på datamaskinen eller du har lenker. Se steg 4.

Steg 1: Gjør leverandørfilen klar

Leverandørfiler har ofte andre kolonnenavn enn Mystore, og mange kolonner du ikke trenger. Slett kolonnene du ikke skal bruke, og gi de andre overskriftene i tabellen under. Da kobles de automatisk når du laster opp filen.

Har butikken modulen for enheter, kan du også bruke kolonnen Enhet. Har den modulen for produktmål, kan du bruke Pakkelengde, Pakkebredde og Pakkehøyde (cm). Fyll inn alle tre sammen, i hele centimeter (1–32767). Et desimaltall som 12,5 gjør at hele raden feiler, så rund opp. Kolonner for produkttagger heter Tagg: <navn> og kobles automatisk, men bare tagger som finnes i butikken fra før, blir importert. I ja/nei-tagger skriver du ja eller nei (nei fjerner taggen). Teksttagger tar maks 255 tegn.

Kategorinavnene må skrives nøyaktig som i butikken, også store og små bokstaver. Skriver du for eksempel T-skjorte i stedet for T-skjorter, blir det laget en ny kategori.

Får du filer fra samme leverandør jevnlig, trenger du ikke endre overskriftene hver gang. Koble kolonnene i importen én gang, og lagre koblingen med Lagre som mal. Neste gang velger du malen under Last inn mal.

Steg 2: Produkter med varianter

Et produkt med varianter, for eksempel en genser i flere størrelser og farger, får én rad per variant. Radene knyttes sammen med kolonnen Basartikkelnummer.

• Artikkelnummer er variantens eget artikkelnummer.
• Basartikkelnummer er likt på alle radene, og blir produktets artikkelnummer.
• Variantnavn og Variantverdi beskriver varianten. Du kan ha opptil tre, for eksempel størrelse, farge og materiale. Navn og verdier som ikke finnes i butikken fra før, blir opprettet.
• Pris gjelder hele produktet. Skriv samme pris på alle radene.
• Lager (fysisk) føres per variant. Produktets lager blir summen av variantene.

Skal en størrelse eller farge koste mer, bruker du Variantprispåslag 1–3. Påslaget gjelder verdien, ikke én bestemt variant: settes M til +20, blir alle variantene i størrelse M 20 kr dyrere.

Produkter uten varianter trenger ikke Basartikkelnummer. Har filen kolonnen likevel, skriver du samme verdi som i Artikkelnummer.

Har leverandørfilen én kolonne per varianttype? Filer fra leverandører og andre systemer har ofte en egen kolonne for hver varianttype, med varianttypen som overskrift, for eksempel «Størrelse» og «Farge» (eller «Size» og «Color»). Slike kolonner kan ikke kobles direkte. Du må bygge dem om til Variantnavn- og Variantverdi-kolonner.

Slik ser filen ofte ut fra leverandøren:

Slik må den se ut før import:

1. Sett inn en ny kolonne foran størrelseskolonnen, gi den overskriften Variantnavn 1, og skriv «Størrelse» på alle radene. Skriver du inn Størrelse i rad 1 kan du dra denne nedover for å få samme på alle rader.
2. Gi størrelseskolonnen overskriften Variantverdi 1.
3. Gjør det samme med fargekolonnen: Variantnavn 2 med «Farge» på alle radene, og Variantverdi 2.
4. Mangler filen Basartikkelnummer, legger du det til selv, med samme verdi på alle variantene av ett produkt.

Skriv variantnavnet slik det heter i butikken din, for eksempel «Størrelse» og ikke «Size». Ellers blir det laget et nytt variantnavn.

Steg 3: Importer filen

1. Gå til Produkter → Import og eksport → Produktimport, og last opp filen.
2. Velg Importmodus: Opprett nye produkter. Da blir bare nye produkter lagt inn. Finnes et artikkelnummer allerede i butikken, blir raden hoppet over og telt som uendret. Produktet blir stående urørt.
3. Sjekk koblingen av kolonnene, spesielt disse:
4. • Pris må være koblet til Pris. Er den ikke koblet, får du en advarsel i siste steg om at nye produkter blir lagt inn med pris 0. Feltet «Utsalgspris» er butikkprisen i datakassen, ikke prisen i nettbutikken. Har leverandørfilen en kolonne som heter «utsalgspris» eller «veil. pris», kobler du den til Pris. Har filen flere priskolonner som ligner, for eksempel «Pris eks mva» og «Pris inkl mva», gjetter ikke AI. Da velger du selv.
   • Status må være koblet til Status, ellers blir produktene deaktivert.
   • Kolonner som ikke ble koblet automatisk, kobler du selv i nedtrekkslisten. Du kan også trykke Foreslå med AI. Hver kolonne får da ett av fire resultater: AI (koblet), Sjekk (koblet, men sjekk den), AI foreslår: (flere felt passer, og du velger med ett klikk) eller AI fant ingen felt. Sammendraget over tabellen teller resultatene, og du kan klikke på dem for å vise bare de kolonnene. Hva AI-koblingen koster, ser du under «Hva det koster» ved knappen. AI kan ta feil, så sjekk alltid feltene, spesielt Pris og Status.
   • Kolonner du ikke vil importere, fjerner du haken for. To kolonner kan ikke kobles til samme felt. Du kommer ikke videre før det er rettet.
4. Gå videre til siste steg, sjekk sammendraget og klikk Start import.

I siste steg kan du få advarsler før du starter:

• «Ingen priskolonne er kartlagt …» Nye produkter blir da lagt inn med pris 0.
• «Ingen MVA-kolonne er kartlagt, så nye produkter vil bli opprettet med Standard MVA …» Skal produktene ha en annen MVA-klasse, kobler du MVA-kolonnen i steg 2.
• «N nye EAN-er har feil antall sifre» En EAN skal ha 8, 12, 13 eller 14 sifre, og ofte har Excel fjernet nullene foran. Du bekrefter advarselen, og raden blir likevel importert.
• Risikable endringer, for eksempel at prisen blir 0, «N pris faller med mer enn halvparten», «N aktivt produkt blir deaktivert» eller «N rad gjentar en tidligere rad med andre verdier». Du må krysse av for «Jeg har sjekket advarslene og vil importere denne filen.» før du kan starte.

Når du får en advarsel, ser du også kortet Eksporter produkter nå. Bruk det til å lagre en kopi av produktene dine før du importerer.

Under Importhistorikk ser du resultatet, for eksempel «48 opprettet · 2 uendret». Tallene gjelder rader, ikke produkter. Et produkt med fire variantrader teller som 4. Uendret betyr at artikkelnummeret fantes fra før. Rader med feil, for eksempel en ukjent MVA-klasse eller tekst i et tallfelt, blir ikke importert. Klikk på tallet i kolonnen Feil for å se hvilke rader det gjelder.

Vil du også oppdatere produkter som finnes fra før, for eksempel med nye priser fra leverandøren, velger du Oppdater eksisterende, opprett hvis ikke funnet i stedet. Les da også Oppdatere priser fra et regneark.

Steg 4: Legg inn bildene

Bildene legger du inn etter at produktene er opprettet. Har du bildene på datamaskinen, laster du dem opp i Filutforsker og skriver filnavnene i bildekolonnene. Har du lenker til bildene, bruker du Bildeimport. Begge deler står i Importer bilder til produktene dine.

Har leverandørfilen lenker i bildekolonnene, fjerner du dem før steg 1. Produktimport laster ikke ned bilder, og en lenke i en bildekolonne gir et ødelagt bilde.

Eksempelfiler

• Nye produkter 01_nye-produkter.xlsx: tre produkter uten varianter, med kategori, produsent, MVA og lager.
• Produkter med varianter 02_varianter.xlsx: en genser i to størrelser og to farger, med pristillegg for størrelse M.

Kolonneoverskriftene i eksempelfilene har kommentarer som forklarer hva du skal skrive.

Vanlige problemer

Produktene ble lagt inn med pris 0. Kolonnen med prisen var ikke koblet til Pris. Rett prisene med Oppdatere priser fra et regneark.

Produktene vises ikke i nettbutikken. Filen hadde ingen Status-kolonne, eller status var 0. Sett status til 1, for eksempel med en ny import i modusen Oppdater eksisterende.

Feil når du legger til en ny variant på et produkt som finnes fra før. I modusen Opprett nye produkter kan du ikke legge til varianter på produkter som finnes. Feilmeldingen forklarer dette. Bruk Oppdater eksisterende, opprett hvis ikke funnet for slike rader. Et artikkelnummer som finnes fra før, gir derimot ingen feil: raden hoppes over og telles som uendret.

«No tax class is named …». MVA-klassen i filen finnes ikke i butikken. Skriv navnet nøyaktig slik det står under MVA-innstillingene, eller bruk satsen, for eksempel 25%.

«The value … is not a number». Et tallfelt inneholder tekst, for eksempel 100 kr. Skriv bare tallet, med komma eller punktum foran ørene, for eksempel 299,50.

Importen stopper med beskjed om vitenskapelig notasjon. Excel har gjort et langt artikkelnummer eller en EAN-kode om til et tall som 7,07241E+12. Formater kolonnen som tekst, lim inn verdiene på nytt og last opp filen igjen. Var det en CSV-fil, åpner du den på nytt slik det står i Slik jobber du med CSV-filer.

Det ble laget en kategori to ganger. Kategoristien i filen var skrevet litt annerledes enn kategorien i butikken. Flytt produktene til riktig kategori, og slett den nye.