Orderoverzicht

Orderoverzicht en efficiënt orderbeheer in het controlepaneel

Dit artikel legt uit hoe u het orderoverzicht in uw controlepaneel gebruikt om uw bestellingen efficiënt te beheren. U leert hoe u standaard- en aangepaste weergaven gebruikt om uw orders te sorteren en te filteren, en hoe u ze in bulk verwerkt.

Hoe gebruikt u het orderoverzicht in het controlepaneel?

Het orderoverzicht geeft u een compleet overzicht van al uw bestellingen. Om overzicht te houden en eenvoudig te vinden wat u zoekt, kunt u gebruikmaken van weergaven en filters.

Weergaven en filters voor het orderoverzicht

Standaardweergaven

De standaardweergaven organiseren uw orders op basis van de orderstatus, met de nieuwste orders bovenaan. De eerste weergave ("Alle orders") toont, zoals de naam al zegt, alle bestellingen ongeacht de status. De beschikbare standaardweergaven zijn:

Alle orders
Niet verwerkt
Verzonden
Geretourneerd

Persoonlijke weergaven

Heeft u een specifieker overzicht nodig? U kunt uw eigen persoonlijke weergaven aanmaken door orderfilters te gebruiken. Hiermee kunt u orders filteren op basis van criteria zoals orderstatus, verzendmethode, betaalmethode, labels (tags) en meer!

Hoe maakt u een persoonlijke weergave aan:

Klik op de "Filter"-knop.
Selecteer de gewenste filters.
Klik op "Weergave aanmaken" om de nieuwe weergave op te slaan.

U vindt uw nieuwe weergave vervolgens in het uitrolmenu voor weergaven.

Orderdetails weergeven

U kunt ook aanpassen welke informatie direct in het orderoverzicht wordt weergegeven. Gebruik de "Filter"-functie om de details te selecteren die u wilt zien:

Productregels weergeven: Bekijk welke producten in elke order zijn opgenomen.
Orderverwerker weergeven: Bekijk welke gebruiker de order heeft verwerkt.
Opmerkingenicoon weergeven: Geeft aan of er opmerkingen aan de order zijn gekoppeld.
Adres weergeven: Toont het afleveradres van de klant.
KvK-nummer weergeven: Toont het KvK-nummer voor zakelijke klanten.
Winstmarge weergeven: Wordt geactiveerd via het tandwielicoon en toont de winst per orderregel.

Orderstatussen en hun functie

Orderstatussen zijn een centraal hulpmiddel voor het organiseren en stroomlijnen van uw orderverwerking. Ze helpen niet alleen om het overzicht netjes te houden, maar ze activeren ook belangrijke processen met betrekking tot betaling en het afdrukken van verzendlabels.

Wat zijn orderstatussen?

Orderstatussen helpen u uw orders te systematiseren en zijn cruciaal voor het activeren van acties zoals betalingsprocessen en het afdrukken van labels.

U vindt en beheert uw orderstatussen onder: Configuratie > Instellingen > Orderstatus

Standaard orderstatussen

Uw webshop wordt geleverd met de volgende vooraf gedefinieerde orderstatussen:

Niet verwerkt (Standaard)
In behandeling
Verzonden (Voltooid)
Geannuleerd (Geannuleerd)
Geretourneerd

De drie belangrijkste statussen – Standaard, Voltooid en Geannuleerd – activeren specifieke processen:

Standaardstatus: Dit is de eerste status die nieuwe orders krijgen, en er zijn geen specifieke acties aan gekoppeld.
Voltooide status (Verzonden): Deze status activeert de betaling/transactie voor orders die zijn betaald met oplossingen zoals Klarna, Vipps of Mystore Kaartbetaling. Het maakt ook Tripletex-overdracht en labelafdrukken via Logistra mogelijk, indien deze diensten zijn geïnstalleerd.
Geannuleerde status: Als een order/transactie niet op "Voltooid" is gezet, zal deze status een betalingsreservering annuleren (bijv. bij Klarna, Vipps of Mystore Kaartbetaling). U krijgt ook de mogelijkheid om de artikelen terug op voorraad te plaatsen.

Orderstatussen wijzigen

Naast het definiëren van de eigenschappen voor de verschillende orderstatussen, heeft u ook de flexibiliteit om:

Orderstatussen toe te voegen of te verwijderen.
De naam te wijzigen van bestaande orderstatussen, en u kunt zelfs verschillende namen opgeven voor beheerders en klanten.

Orderfilter – zo filtert u uw orders

Dit artikel legt uit hoe u het orderfilter gebruikt om specifieke orders te vinden op basis van verschillende criteria, en hoe u uw eigen filterweergaven aanmaakt en gebruikt.

Standaardweergaven en aangepaste weergaven

Het orderoverzicht heeft standaardweergaven. Volg deze stappen om uw eigen weergaven aan te maken:

Klik op "Filter" in het orderoverzicht.
Kies de regels waarop u wilt filteren, bijv. orderstatus, verzendmethode, betaalmethode en klantgroep.
Klik op "+Weergave aanmaken" om de nieuwe weergave op te slaan. Geef deze een beschrijvende naam en klik op "Nieuwe weergave aanmaken".

U vindt de nieuwe weergave onder "Weergave" in het orderoverzicht. Alle orders die overeenkomen met de filterselecties worden hier weergegeven.

Beschikbare filteropties

Hier is een uitleg van de verschillende filteropties:

Filteroptie	Beschrijving
Orderstatus	Selecteer welke orderstatussen moeten worden opgenomen.
Verzendmethode	Kies welke verzendmethoden moeten worden opgenomen. Handig als u verschillende labelprinters heeft.
Betaalmethode	Kies welke betaalmethoden moeten worden opgenomen.
Tags	Als u tags gebruikt, kunt u ervoor kiezen deze in het filter op te nemen.
Product	Kies of u orders wilt weergeven die specifieke producten bevatten.
Land	Als u internationaal verzendt, kunt u orders uit specifieke landen weergeven.
Klantgroep	Kies of u orders van klantgroepen wilt weergeven. Handig om de verzending naar leden van de klantenclub te prioriteren.
Overgedragen naar boekhouding	Vind orders die wel of niet zijn overgedragen naar de boekhouding (werkt met Tripletex-integratie).
Heeft boekhoudkundig document	Kies of een order een boekhoudkundig document heeft.
Ordernummer	Selecteer de ordernummerserie.
Orderdatum	Selecteer de periode waarin een order is geplaatst.
Laatst bijgewerkt	Vind orders die zijn bijgewerkt binnen een geselecteerde periode.
Datum verzonden	Selecteer de periode waarin een order is voltooid in de orderverwerking.
Geplande levering	Vind orders met geplande levering in een gewenste periode.
Aantal producten	Optioneel aantal producten in de orders.
Betaling geactiveerd	Vind orders waarvan de betaling is geactiveerd in een bepaalde periode.
Ordergewicht (in gram)	Vind orders met een bepaald gewicht.
Orderwaarde (incl. btw)	Vind orders met de gewenste orderwaarde.
Postcode	Vind orders met specifieke postcodes. Praktisch voor verschillende verzendmethoden op basis van bestemming.
Order zoeken met	Vind orders met specifieke order- en factuurnummers.

Wat gebeurt er met de weergaven?

De weergaven tonen meer informatie direct in het orderoverzicht, zonder dat u elke afzonderlijke order hoeft te openen.

De geactiveerde weergaven gelden alleen voor uw gebruiker.

Productregels weergeven: Toon de producten in de order.
Orderverwerker weergeven: Toon de orderverwerker in het overzicht.
Opmerkingenicoon weergeven: Toon of een order een opmerking heeft.
Adres weergeven: Toon het adres van de klant.
KvK-nummer weergeven: Toon het KvK-nummer van de klant (indien geregistreerd).

Wat gebeurt er als ik een weergave heb opgeslagen?

Opgeslagen weergaven verschijnen in een uitrolmenu rechtsboven in het orderoverzicht. Hier kunt u schakelen tussen weergaven en bestaande verwijderen.

Belangrijk: Weergaven zijn globaal. Een verwijderde weergave verdwijnt voor alle gebruikers.

Voorbeelden van slimme filterweergaven

Hier zijn enkele voorbeelden van hoe u filterweergaven kunt gebruiken voor efficiënte orderverwerking:

Filterweergave voor orders zonder boekhoudkundig document:
1. Open het orderoverzicht en klik op "Filter".
2. Selecteer de filtercriteria om orders zonder boekhoudkundige documenten weer te geven (bijv. "Heeft boekhoudkundig document: Nee").
3. Verwerk de orders in het overzicht (bijv. maak boekhoudkundige bonnen aan via bulkverwerking).
Orders met een specifieke verzendmethode: Om nieuwe orders met een specifieke verzendmethode weer te geven, selecteert u de gewenste verzendmethode en orderstatus "Niet verwerkt".
Niet-geleverde orderregels: Om orders in behandeling met niet-geleverde artikelregels weer te geven, gebruikt u het filter om relevante criteria te selecteren.

Bulkverwerking van orders

Dit artikel legt uit hoe u eenvoudig orders in bulk kunt verwerken, inclusief hoe u voorvertoningen aanmaakt.

Aangepaste weergave vóór bulkverwerking

Voordat u begint met de bulkverwerking, kan het nuttig zijn om aangepaste weergaven aan te maken om snel de orders te identificeren die u wilt verwerken. Dit doet u als volgt:

Klik op "Filter" in het orderoverzicht.
Selecteer waarop u wilt filteren om de relevante orders te verzamelen.
Sla de weergave op voor gemakkelijke toegang later.

Hoe u uw orders in bulk verwerkt

Volg deze stappen om uw orders in bulk te verwerken:

Selecteer orders: Markeer alle orders die moeten worden verwerkt door ze aan te vinken in de lijst.
Voltooi de orders: Kies de gewenste actie (bijv. "Voltooi") voor de geselecteerde orders onderaan de pagina. Als u "Gebruik autoselectie" voor het verzendlabel kiest, zal het systeem proberen dezelfde verzendmethode te selecteren als de klant heeft gekozen.
Bevestig verzendlabels: Bevestig verzendlabels op de voltooide orders voor verzending.