Inbox management

Introductie

Alle aanvragen via het Contact met ons opnemen formulier worden weergegeven in de dashboard-inbox. Met deze Postvak IN kun je aanvragen ontvangen en beantwoorden, en zaken bijhouden met gepersonaliseerde weergaven en filters. AI-tools kunnen je ook helpen bij het opstellen van effectieve antwoorden.

Voordelen:

• Verzamel en onderhoud de dialoog met klanten in één uniform systeem.
• Creëer gepersonaliseerde weergaven met filtermogelijkheden.
• Krijg toegang tot relevante klantinformatie, zoals de totale orderwaarde en recente orders.
• Geef prioriteit aan zaken op basis van beschikbare informatie.
• Automatische statusupdates op basis van gebeurtenissen.
• Bulkbewerking van tickets

Aan de slag

Om de inbox te vinden, klik je op het Bel-icoon in de bovenste regel van de beheeromgeving en vervolgens op Berichten.

Dashboard

Op het dashboard heb je een overzicht van je inkomende zaken. Het eerste wat opent is de Postvak IN, waar alle zaken verschijnen die niet de status Gesloten hebben.

Belangrijkste menu-items

Linker menu(1)

• Postvak IN: Alle inkomende berichten worden hier weergegeven. Gebruik filters om eenvoudig specifieke tickets te vinden en je eigen weergaven te creëren.
• Verzonden: Toont alle verzonden berichten. E-mails verzonden als "nieuwe aanvraag" verschijnen hier totdat de klant antwoordt.
• Gearchiveerd: Toont alle gearchiveerde berichten, die automatisch na 30 dagen worden verwijderd.
• Gesloten tickets: Geeft zaken met de status "Gesloten" weer. Deze verschijnen standaard niet in de inbox.
• Mijn tickets: Toont alle zaken waar jij als verantwoordelijke bent ingesteld.
• (Aangepaste Weergaven): Je gepersonaliseerde weergaven worden hier opgeslagen, met de optie om maximaal 10 weergaven per gebruiker op te slaan.

Instellingen (2)

Krijg toegang tot instellingen voor meldingen voor nieuwe gesprekken en antwoorden, voorvoegsels voor het ticketnummer dat de klant ontvangt, en automatische toewijzing van nieuwe zaken aan een beheerder.

Nieuw bericht (3)

Het is mogelijk om tegelijkertijd e-mails naar meerdere klanten te sturen. Er wordt een nieuwe ticket in de Postvak IN gecreëerd voor elke verzonden e-mail.

Hoe tickets worden gecreëerd

1. Via het contactformulier in je webshop: Wanneer een klant een aanvraag indient via het contactformulier van de webshop, wordt er automatisch een nieuw gesprek gecreëerd. Als de klant al een actief gesprek heeft, wordt de nieuwe aanvraag toegevoegd aan de bestaande thread. De klant ontvangt een bevestiging dat de aanvraag is ontvangen, en jij krijgt een melding in de inbox en via e-mail. Verdere dialoog kan dan rechtstreeks in de inbox plaatsvinden.
2. Jij stuurt een e-mail naar de klant via de inbox: Wanneer je Nieuw bericht gebruikt om een e-mail naar een klant te sturen, wordt het gesprek onder het menu-item Verzonden geplaatst totdat de klant antwoordt. Zodra de klant antwoordt, verplaatst het gesprek zich naar de Postvak IN of verschijnt het in je gepersonaliseerde weergave. Het gesprek kan dan rechtstreeks in de Postvak IN doorgaan.

Hoe zaken te behandelen

Je kunt eenvoudig reageren op alle gesprekken in de Postvak IN door het bericht vanuit het overzicht te openen, zonder dat je verbinding hoeft te maken met een apart e-mailadres. Hierdoor kun je op een ticket reageren op een manier die vergelijkbaar is met een reguliere e-mail. Je kunt het bericht ook aanpassen met behulp van AI-tools, die zonder extra kosten zijn inbegrepen. Binnen de specifieke ticket heb je ook toegang tot praktische informatie zoals verkoopstatistieken, laatste orders en prioriteringsopties.

Filters en aangepaste weergaven

Je hebt toegang tot de volgende filters: Toewijzen aan, prioriteit, status en zoeken. Na het instellen van de gewenste filters, kun je je eigen persoonlijke weergaven creëren. Deze weergaven maken het eenvoudig om nieuwe tickets of zaken die opvolging vereisen te identificeren.

Weergaven kunnen eenvoudig worden gedupliceerd, bewerkt en verwijderd, waardoor je kunt experimenteren om de meest effectieve oplossingen te vinden!

Wanneer je op de aangepaste weergaven klikt, kun je linksboven de naam van de weergave aanpassen.

Veelgestelde vragen (FAQ)

• Ontvangen klanten een bevestiging wanneer ze een contactformulier indienen? Ja, iedereen ontvangt een e-mailbevestiging dat hun e-mail is ontvangen en bij de eerste gelegenheid zal worden beantwoord.
• Kost het iets om de inbox te gebruiken? Nee
• Is het mogelijk om mijn eigen e-mailadres te koppelen? Nee, het is helaas niet mogelijk om het eigen e-mailadres van je bedrijf toe te voegen voor het afhandelen van e-mails. Deze inbox is ontworpen om inkomende aanvragen via het Contact met ons opnemen formulier te behandelen, evenals om e-mails te beheren die vanuit de oplossing naar klanten worden gestuurd.