Voor inventarisatie

Hier vind je een aantal praktische en belangrijke stukken informatie die belangrijk zijn om te bekijken voordat je inventariseert.

De inventarisatiemodule vereist dat de winkel gebruikmaakt van "Voorraadbeheer met geschiedenis"

Introductie tot inventarisatie

Deze video legt uit wat je moet tellen en hoe orderstatussen en orderverwerking de inventarisatie beïnvloeden.

Orderstatussen die goederen reserveren

Een reservering is in de praktijk een product dat is verkocht, maar zich nog in het magazijn bevindt. Als je er twee op voorraad hebt en er komt een order binnen in de webshop waarbij iemand er één bestelt, heb je er één beschikbaar en één gereserveerd.

Om het systeem te laten weten welke orderstatussen in je workflow aangeven wanneer de producten zijn gereserveerd, kun je in de setup selecteren welke orderstatussen een order kan hebben terwijl het product nog in het magazijn staat.

Dit zijn meestal statussen zoals "Niet verwerkt", "In verwerking", "Te picken" enz.

Voor een correcte beschikbare voorraad na het tellen is het belangrijk dat deze setup correct is.

Instructies en voorzorgsmaatregelen

Met de nieuwe inventarisatieservice ben je vrij om de inventarisatie precies te starten en te stoppen wanneer je wilt. Zelfs als je een actieve inventarisatie hebt, blijft de orderverwerking open.

Hoe werkt het?

Start de service, selecteer wat je wilt tellen en begin met tellen. Naarmate producten worden geteld, worden ze toegevoegd aan een lijst met openstaande tellingen.

Als je klaar bent met tellen, ga je naar het overzicht van openstaande tellingen en bevestig je het aantal. De voorraad wordt vervolgens bijgewerkt met het getelde aantal.

Je kunt de telling op elk moment bevestigen, wat betekent dat je een inventarisatie zo lang of kort kunt laten duren als je wilt.

Wat moet er geteld worden?

Zolang een product niet is gefactureerd/betaald door de klant, blijft het eigendom van de winkel en moet het daarom in de telling worden opgenomen. We raden daarom aan om alle orders af te ronden en de producten apart te zetten voordat je met de inventarisatie begint.
Als de winkel ervoor kiest om een order tegelijk met het tellen van producten te verzenden/verwerken, moet je de telling zelf corrigeren.

Inventarisatie moet worden uitgevoerd op alle producten die zijn gekocht en geproduceerd voor wederverkoop. Dit betekent dat kantoorapparatuur, kantoorbenodigdheden, gereedschap, bedrijfsmiddelen, reserveonderdelen en dergelijke die in het bedrijf worden gebruikt, niet als voorraad worden geteld.
Er mag geen telling plaatsvinden van producten die vóór 31 december aan de klant zijn gefactureerd, maar ten tijde van de inventarisatie nog niet zijn verzonden. Dit betekent dat orders voor producten die vóór of tijdens de inventarisatie worden ontvangen, moeten worden geteld zolang de order niet is verwerkt. Als de order is verzonden (gefactureerd aan de klant) maar zich nog in het magazijn bevindt, mag deze niet in de telling worden opgenomen.
Inventarisatie moet worden uitgevoerd op producten die vóór 31 december door de leverancier zijn gefactureerd, maar ten tijde van de inventarisatie nog niet zijn ontvangen.

Tips voor het tellen!

Plan de inventarisatie ruim van tevoren
Ruim het magazijn van tevoren op
Maak een inventarisatie-instructie als meerdere personen bij het tellen betrokken zijn
Alle producten moeten in de lijst worden opgenomen, inclusief niet-courante producten
Zorg voor een goed systeem om bij te houden wat is geteld en wat nog moet
Alle orders die klaar zijn, moeten worden verwerkt voordat het tellen begint
Verwerkte orders die bij aanvang van de telling nog niet door de vervoerder zijn opgehaald, moeten apart worden gezet zodat ze niet worden geteld

Belangrijk over orderverwerking

De service houdt geen rekening met orderverwerking wanneer een telling actief is. Dit betekent dat jij als gebruiker de telling zelf moet aanpassen als je een product verzendt terwijl het in een telling zit.
We raden af om orders tegelijk met een inventarisatie te verwerken, maar laten dit volledig aan de winkel over.

Verkoop in POS app tijdens het tellen

Als je winkel een POS app heeft, kun je ervoor kiezen om deze open te houden en producten te verkopen terwijl een inventarisatie aan de gang is.
Als je een geteld product verkoopt, is het belangrijk dat je de telling corrigeert voor de gemaakte verkoop. Een dergelijke correctie moet handmatig worden uitgevoerd en gebeurt niet automatisch als je een geteld product in de kassa verkoopt.

Voorbeeld:

Een medewerker heeft 10 stuks van een Groene trui geteld. Voordat de inventarisatie wordt bevestigd, komt er een order binnen voor 1 st. Groene trui. Als de winkel er vervolgens voor kiest om de order te verwerken en het product naar de klant te verzenden, moet je de telling zelf corrigeren en het verzonden aantal aftrekken. D.w.z. aanpassen van 10 naar 9.

Voor inventarisatie