Reservasjoner og allokeringer

Hva er reservasjoner?

Om en varelinje på en ordre er knyttet mot et innkjøp kaller vi det en reservasjon.
Reservasjoner opprettes ved oversalg men kan også manuelt opprettes ved behov. 

Takket være reservasjoner vet man alltid hvor mange av det bestilte antallet som er tilgjengelig for salg. I tillegg kan man ved hjelp av reservasjonene oppdatere tilknyttede ordrer når det gjøres mottak på en innkjøpsordre og varen kommer på lager.

Behandling av ordrer med reservasjoner

Om du prøver å behandle en ordre hvor en eller flere varelinjer har eksisterende reservasjoner vil det åpnes et vindu hvor du må ta stilling til om reservasjonene skal beholdes eller frigis.
Om du velger å beholde reservasjonene kan du risikere at ordren endrer ordrestatus ved varemottak. 

Reservasjoner på varelinjer i innkjøp

Reservasjoner på varelinjer betyr at varen er oversolgt i en ordre og dermed tilhører den ordren, eller at noen manuelt har valgt å reservere varen på innkjøpet.
Varelinjer med reservasjoner indikeres med en grønn sirkel som viser antallet reservasjoner på varelinjen.

Om man klikker på ikonet vil det vises en liste over alle ordrer som reserverer varen og hvor mange reservasjoner som hører til hver ordre.
Hver ordre i oversikten er en link slik at man kan klikke seg rett inn på den aktuelle ordren.

For å fjerne reservasjonen kan man klikke på krysset i oversikten.
Fjerning av reservasjon gjør at ordren ikke lenger er tilknyttet et innkjøp. Ordren vil da ikke bli oppdatert ved varemottak. 

Manuell reservasjon / Allokering

Om du ønsker å knytte en ordrelinje uten reservasjon mot et innkjøp, eller flytte reservasjonen mellom innkjøpsordrer, er det mulig via funksjonen for manuelle reservasjoner. 

Til venstre for en ordrelinje uten reservasjoner finner man en knapp med et valg "Reserver på innkjøp".
Med denne kan du velge å knytte ordrelinjen til en eksisterende innkjøpsordre eller opprette en helt ny innkjøpsordre.

Dette er spesielt praktisk om du har eldre varelinjer som du vil knytte mot innkjøp i den nye modulen, eller at du vil flytte reservasjonen til en annen innkjøpsordre.

Frigi reservasjon

Om ordrelinjen allerede er reservert i en innkjøpsordre kan man enkelt frigi denne reservasjonen ved å trykke på krysset til høyre for innkjøpsnavnet og deretter bekrefte valget.

Etter ordrelinjen er frigitt kan den reserveres manuelt ved behov.

Man kan også frigi reservasjonen fra innkjøpsordren. Se punktet over.

Flytt reservasjon

Om du ønsker å flytte reservasjonen til en annen innkjøpsordre kan dette gjøres uten å måtte frigi reservasjon først.
Klikk på menyen (tre prikker) og velg flytt reservasjon. Deretter velger du blant tilgjengelige innkjøp eller oppretter et nytt.

Flytt alle reservasjon

Om du ønsker å flytte alle funksjoner fra én innkjøpsordre til en annen kan det gjøres via innkjøpsordren. Les mer her →

Reserver i innkjøpsordre

Man kan på hver produsent velge om oversalg automatisk skal reservere i innkjøpsordre.
Som standard er dette satt til Automatisk. 

Det betyr at oversalg av en vare følger flytskjema over. 

Om denne innstillingen endres til Manuelt vil ikke oversalg bli reservert automatisk på innkjøpsordre.
Man har fortsatt mulighet å manuelt reservere varen mot innkjøp om ønskelig. 

Endre innstilling pr. produsent

For å endre innstillingen for reservasjoner på en produsent:

1. Åpne ønsket produsent via Produkter > Produsenter
2. Juster valget "Reserver i innkjøpsordre"
   

Automatisk (På):
Oversalg oppretter reservasjoner mot innkjøp. 

Manuelt (Av):
Oversalg oppretter ikke reservasjoner mot innkjøp.

Endre for alle produsenter

Om du ønsker å slå av/på reservasjoner for alle produsenter kan dette gjøres fra innkjøpsmodulen.

1. Åpne innkjøpsmodulen
2. Gå til Innstillinger > Moduler
   

Slå alle PÅ:
Alle produsenter blir satt til "Automatisk (PÅ)" og vil opprette reservasjoner.

Slå alle AV:
Alle produsenter blir satt til "Manuelt (AV)" og vil ikke opprette reservasjoner.

Tips! Om du kun ønsker å opprette reservasjoner på noen få av dine produsenter, slå først av alle for så å aktivere kun de få som skal opprette reservasjoner.

Reservasjoner fra datakasse

Om din butikk benytter Mystore Datakasse vil også oversalg derfra legge seg i innkjøp.
Med andre ord; om du selger en vare i POS (datakasse) som ikke er på lager vil denne også regnes som et oversalg og det vil legge seg til innkjøp.
Dette kan være problematisk av to årsaker: 

1. Ifl. loven skal man ikke selge (ta kontantbetaling) før varen kan utleveres/sendes til sluttkunde
2. Reservasjonene kan gjøre slik at ordrestatusen oppdateres ved mottak. I verste fall risikerer man å behandle en POS-ordre to ganger.

Hvordan håndtere det

1. Åpne innkjøpsmodulen
2. Gå til Innstillinger > Globale innstillinger
3. Slå på "Ekskluder POS-ordrer"
   

Videogjennomgang