Nullstilling og rapportering

Nullstille varer

Hvorfor nullstille lagerbeholdning

De fleste har en stor produktkatalog i sin butikk men langt ifra alle produkter er på lager.
Ettersom varetellingen kun oppdaterer det du faktisk har telt er det viktig å kunne korrigere varer som ikke var med på tellingen. 

Et produkt kan ha hatt positivt lager ved en feil. Ettersom dette ikke ble telt under varetelling ble heller ikke lageret korrigert og det ville da fortsatt å ligge i nettbutikken med positivt lager.

Finn varer for nullstilling

For å nullstille, eller korrigere, varelager benytter man tjenesten “Masseendring” og filtrerer seg fram til det produktutvalget man ønsker, for så å velge handlingen “Juster fysisk lager”.
Ved å sette fysisk lagerverdi til 0 vil lagerbeholdningen nullstilles.

Eksempel på filtrering
I dette eksemplet har vi valgt å filtrere oss frem til alle produkter med følgende data:

• Produsent: Yale

• Fysisk lager: større eller lik 1

• Varer som ikke har blitt telt i perioden 27. desember til 31. desember

I tillegg har vi valgt å vise kolonner for “Dato siste telling” og “Fysisk lager”

Du velger selv hvilke filter, kolonner og søkeord du vil benytte for å finne ønskede produkter.

Dette gir oss et resultat med 3 produkter.
I kolonnen for telling ser vi at siste telling var utenfor perioden vi valgte i filterer.

Videre markerer vi alle produktene som skal nullstilles og går videre til handlinger ved å klikke på “Masseendring”

Juster fysisk lager (nullstille)

Når man skal justere det fysiske lageret er det viktig at man velger kun de produktene man ikke har telt. Er man ikke påpasselig med dette kan man risikere å endre lagerbeholdningen på varer som man har telt.

For at kun produkter og varianter uten telling skal få utført endring på fysisk lager er det viktig at man i handlingen velger å aktivere funksjonen “ Endre produkter uten varetelling”.

Når denne er aktivert må datoperiode settes til den samme periode som varene ble telt.
Man vil altså endre lageret på varer som ikke har registrert telling i den ønskede datoperioden.

Når dette er gjort må handlingen bekreftes før den kan startes.
Etter handlingen er utført vil man under “Oversikt” i venstre sidemeny se en logg på alle produkter som ble justert.

Rapporter

Etter du på slutten av året har telt opp varelageret ditt må du hente ut en rapport til regnskapet, dette finner du under "Rapporter" i sidemenyen (kun tilgjengelig på desktop, ikke mobilvisning).

Kun tellinger som er bekreftet vil være en del av rapportgrunnlaget.

Utvalg på rapporten

Når du skal lage en rapport kan du velge mellom format, periode samt legge til en beskrivelse av rapporten. Når du skal lage generere en rapport velger du datoen for da du bekreftet tellingen.

Format:  CSV eller Excel

Rapportperiode:  Alle varer som har blitt telt (og er bekreftet) i den valgte perioden vil være med i rapporten. 

Eksempel 1:
Din bedrift teller hele varelageret fra 27. desember - 30. desember og bekrefter tellinger hver dag i perioden.
Når rapporten da skal genereres velger du å sette rapportperioden til samme dato, altså 27. desember til 30. desember.
Resultatet i rapporten vil da være alle varer som har blitt bekreftet ila. de dagene.
Varer uten telling eller bekrefting vil ikke være med i rapporten.

Eksempel 2:
Din bedrift teller hele varelageret fra 27. desember - 30. desember men bekreftet alle tellinger i samme omgang den 31. desember, etter dere er ferdig å telle.
Når rapporten da skal genereres velger du å sette rapportperioden til samme dato som hele tellingen ble bekreftet, altså 31. desember.
Resultatet i rapporten vil da være alle varer som har blitt bekreftet 31. desember.
Varer uten telling eller bekrefting vil ikke være med i rapporten.

Utvalg på lengre perioder

Det er fullt mulig å ta et utvalg på lengre perioder.
Man kan f.eks hente ut en rapport på alle varer som er telt de siste 6 månedene. 

Viktig!
Rapporten vil kun hente ut det antallet som ble satt under tellingen, vi tar ikke høyde for ordrer som har blitt behandlet eller lagerjusteringer som er gjort. 

Vi anbefaler alle å foreta en hovedtelling på slutten av året hvor hele varelageret telles.  

Sitat hentet fra Altinn:

Varetellingen bør foregå så nært opp til avslutningsdatoen for perioden som mulig. Dersom du teller varelageret før avslutningsdatoen (mest vanlig 31.12), må du huske å trekke fra varer du har solgt og legge til varer som er kommet inn mellom telling og 31.12 . Dersom du teller etter 31.12, må du trekke fra varer som er kjøpt inn og legge til varer som er solgt mellom 31.12 og telling. Hvis du ikke har et lagersystem som ivaretar dette kan det fort bli utfordrende å få tellingen rett. Forsøk derfor å få gjort varetellingen så nært som mulig opp mot avslutningsdatoen.

Rapportens kolonner

Den ferdige rapporten inneholder følgende kolonner:

• Produkt ID (den unike ID-en til produktet i databasen)

• Variant ID (den unike ID-en til varianten i databasen)

• Produsent

• Variant

• Artikkelnummer

• Kategorier

• GTIN (strekkode)

• Innpris

• Utpris ekskl. mva

• Antall telt

• Dato for telling

• Telt av

• Dato bekreftet

• Sum varelinjer (innpris * antall telt)

• Innpris ved bekrefting (innprisen varen hadde da tellingen ble bekreftet)

• Pris ved bekrefint (salgsprisen varen hadde da tellingen ble bekreftet)

• Lager ved bekrefting (antallet som var på lager før bekrefting og oppdatering av lager basert på varetelling)

• Differanse (differansen mellom antallet varer som var på lager før telling og det antallet som ble oppdatert gjennom varetelling)

• Differanse verdi (verdien av differansen over. differanse * innpris)

FAQ

Spørsmål: Jeg har telt et produkt men ønsker å legge til varianter. Hva gjør jeg?

Svar: Om du har telt et produkt uten varianter hvor du ønsker å legge til varianter må du først fjerne tellingen. Produkter som ligger i åpne tellinger kan man ikke redigere varianter på.

Slik gjør du det:

1. Finn produktet i "Åpne tellinger" eller "Utfør telling"

2. Juster antall telt tilbake til " -"

3. Du kan nå redigere produktet på produktsiden og legge til varianter

4. Gå til "Utfør telling" og tell variantene. 

Spørsmål: Det kom nettopp inn en ordre på en vare jeg allerede har telt 10 stykker av, skal jeg da endre tellingen? 

Svar: Så lenge ordren ikke er behandlet, slik at kunden ikke har blitt fakturert eller fått beløpet trukket fra konto skal varen være med i telling. Varen er å anse som butikkens eiendom frem til kunde har gjort opp for den. 

Spørsmål: Hva om jeg behandler ordren samtidig som varen ligger i en åpen telling?

Svar: Da går varen til å være kundes eiendom og skal ikke være med på telling. Du må da påse å korrigere varen om den ligger på en åpen telling.

Spørsmål: Jeg har bestilt og betalt varer hos min leverandør som jeg ennå ikke har mottatt. Skal disse være med i tellingen da? 

Svar: Om varene er betalt før årsslutt skal de være med på tellingen, selv om de ikke er mottatt til fysisk lager. Man burde derfor gå igjennom leverandørfaktura for å sjekke om man har betalt varer som ennå ikke er mottatt. Om du ikke ønsker å oppdatere lageret med varer som ikke er mottatt kan du gjøre disse justeringene i eksporten etter endt varetelling, slik at antallet i rapporteringen er korrekt uten å påvirke lageret.

Videospilleliste

Se komplett spilleliste og videoguider for varetelling på vår YouTube-kanal 🥳