Før telling

Her finner du en rekke praktiske og viktige opplysninger som er viktig å gjennomgå før telling.

Introduksjon til varetelling

I denne videoen går vi gjennom hva man bør telle, hvordan ordrestatuser og ordrebehandling påvirker varetellingen.

Ordrestatuser som reserverer varer

En reservasjon er i praksis en vare som er solgt, men fortsatt ligger på lageret. Dersom du har to stk på lager, og det kommer inn en ordre i nettbutikken hvor noen bestiller en av dem, har du én tilgjengelig, og én reservert.

For at systemet skal vite hvilke ordrestatuser som indikerer når i arbeidsflyten din varene er reservert, kan du i oppsettet velge ordrestatuser en ordre kan ha mens varen fortsatt ligger i hylla på lageret.

Vanligvis er dette statuser som “Ikke behandlet”, “Under behandling”, “Til plukk” o.l.

For at disponibelt lager skal være korrekt etter telling er det viktig at dette oppsettet er korrekt.

Slik setter du opp ordrestatusene

Instruksjoner og forhåndsregler

Med den nye varetellingstjenesten står man fritt til å starte og stoppe varetellingen akkurat når man ønsker. Selv om man har en aktiv varetelling vil ordrebehandlingen være åpen.

Hvordan fungerer det? 

Start tjenesten, velg hva du vil telle og start tellingen. Etterhvert som varer telles legges de i en liste med åpne tellinger.

Når man føler seg ferdig med tellingen går man til oversikten over åpne tellinger og bekrefter antallet. Lageret vil da oppdateres med antallet som ble telt. 

Man kan når som helst bekrefte telling, som betyr at man kan ha en varetelling gående så lenge, eller kort, som man selv ønsker. 

Hva skal telles?

Så lenge en vare ikke er fakturert/betalt av kunde er den fortsatt butikkens eiendom og skal da være med på tellingen. Vi anbefaler derfor at alle ordrer sluttføres og varene settes til side før man starter varetelling.
Om butikken velger å sende/behandle en ordre samtidig som man teller varer må man selv korrigere tellingen.

• Det skal foretas varetelling av alle varer som er innkjøpt og produsert for videresalg. Det innebærer at kontorutstyr, kontorrekvisita, verktøy, driftsmateriell, reservedeler og lignende som brukes i virksomheten ikke telles som varebeholdning.
• Det skal ikke foretas telling av varer som er fakturert til kunden før 31.desember, men ikke sendt avgårde på tidspunktet for varetelling. Det betyr at ordrer på varer som er mottatt før, eller under, varetelling skal telles så lenge ordren ikke er behandlet. Om ordren er sendt (fakturert kunde) men fortsatt befinner seg på lageret skal den ikke være med i tellingen.
• Det skal foretas telling av varer som er fakturert av leverandøren før 31. desember, men ikke mottatt på tidspunktet for varetelling.

Tips før telling! 

• Planlegg varetellingen i god tid
• Rydd lageret i forkant
• Lag en varetellingsinstruks dersom flere personer er involvert i tellingen
• Alle varer skal med på lista, også ukurante varer 
• Sørg for et godt system for å ha kontroll på hva som er talt og hva som gjenstår
• Alle ordrer som er klare bør behandles før tellingen starter
• Behandlede ordrer som ikke er hentet av transportør når telling starter bør settes til side slik at de ikke blir telt

Viktig om ordrebehandling

Tjenesten tar ikke høyde for ordrebehandling når en telling er aktiv. Det betyr at du som bruker selv må justere tellingen om du sender en vare når den ligger i en telling.
Vi anbefaler ikke å behandle ordrer samtidig som man holder på med en varetelling, men lar dette være helt opp til butikken å bestemme selv. 

Salg i datakasse ved telling

Om butikken din har datakasse kan du velge å ha den åpen og selge varer på samme tid som en varetelling pågår.
Om du selger en vare som har blitt telt er det viktig at du korrigerer tellingen for det salget som ble gjort. Slik korrigering må gjøres manuelt og går ikke automatisk om man selger en telt vare i datakassen.